DOCUMENT TRANSFORMATION SERVICES - Plattform zur unternehmensweiten Dokumentkonvertierung

Benutzererlebnis verbessern

Bestehende und potenzielle Kunden bevorzugen den Anbieter, der Ihnen das schnellste und unkomplizierteste Benutzererlebnis ermöglicht. Um immer mit den flexiblen, digitalen Newcomern am Markt mithalten zu können, sollten Unternehmen in der Lage sein, schnellere und schlankere Dokumentenprozesse als ihre Konkurrenten zu unterstützen. Zum Beispiel kann der Kreditgeber, der am schnellsten alle Dokumente verarbeitet, die bei einem Hypothekendarlehensantrag anfallen, eine schnellere Genehmigungsentscheidung für den Kreditnehmer erwirken. Dadurch steigt die Wahrscheinlichkeit, dass der Kreditgeber das Geschäft für sich entscheidet und sich gegenüber langsameren Wettbewerbern durchsetzt.

Der DOCUMENT TRANSFORMATION SERVICES ermöglicht ein besseres Kundenerlebnis, indem er verlässlich die Verarbeitung einer großen Menge an Dokumenten automatisiert und die Bearbeitungszeit von Ausnahmefällen minimiert. Mittels automatischen Failovers und Load-Balancing (Lastverteilung) verhindert der DOCUMENT TRANSFORMATION SERVICES potenzielle Ausfallrisiken, die die Systemleistung einschränken könnten. Die Plattform zur Dokumentenkonvertierung ist frei skalierbar. Das gibt Unternehmen die Möglichkeit, das Verarbeitungsvolumen hoch- oder herunterzufahren, um Spitzenauslastungen effektiv zu unterstützen.

Mit dem DOCUMENT TRANSFORMATION SERVICES lassen sich eine Vielzahl an Dateiformaten von Bild- und Born-Digital-Dokumenten einlesen, wodurch die automatische Verarbeitung von mehr Dokumenten ermöglicht wird. Dadurch verringern sich Zeit und Kosten für die manuelle Bearbeitung von Ausnahmefällen. Außerdem entfällt die Notwendigkeit, den Kunden darum zu bitten, sein Dokument erneut in einem anderen Dateiformat einzureichen. Mit dem DOCUMENT TRANSFORMATION SERVICES erstellt Ihr Unternehmen schnellere und schlankere Dokumentenprozesse, die das Benutzererlebnis maßgeblich verbessern und mehr Möglichkeiten schaffen, neue Einnahmen zu generieren.

Eine einheitliche Lösung zur unternehmensweiten Dokumentenkonvertierung nach PDF

Innerhalb des gleichen Unternehmens verwenden verschiedene Abteilungen, Standorte und Prozesse oftmals unterschiedliche Lösungen zur Dokumentenkonvertierung, um das täglich eingehende, schwankende Volumen und die variierenden formattypen zu bewältigen. Diese isolierte Herangehensweise (Silo-Ansatz) führt zu einer fragmentierten, uneinheitlichen Verarbeitung, die Probleme bei der Einhaltung von Vorgaben, geschwächte Geschäftsprozesse und nicht standardisierte Repositories mit sich bringen kann. Zusätzlich sehen sich Unternehmen, die verschiedene Lösungen zur Dokumentenkonvertierung einsetzen, aufgrund der redundanten Technologien oftmals mit hohen Support-, Trainings- und Renewalkosten konfrontiert.

Um Kosten einzusparen und eine unternehmensweit standardisierte Konvertierung von Dokumenten zu gewährleisten, brauchen moderne Unternehmen eine skalierbare, für die Cloud konzipierte Lösung, die Dokumente unabhängig ihres Eingangskanals oder Dateiformats verarbeitet. Der DOCUMENT TRANSFORMATION SERVICES bricht diese isolierte Herangehensweise einer Dokumentenkonvertierung mit verschiedenen Tools auf, indem mit ihm eine Vielzahl an Papier- und elektronischen Dokumenten als Eingabeformat verarbeitet werden können, einschließlich gängiger formate wie:

Diese Eingangsformate können anschließend in Dokumente umgewandelt werden, die mit OCR im Volltext durchsuchbar gemacht werden können, archivierbar, verschlüsselt, mit Passwort geschützt, geschwärzt sowie barrierefrei oder nach anderen Anforderungen optimiert sind. Als vollständig skalierbare Plattform für die Cloud, die speziell für die Dokumentenverarbeitung mit hohem Durchsatz ausgelegt ist, unterstützt der DOCUMENT TRANSFORMATION SERVICES die unterschiedlichen Volumenanforderungen verschiedener Abteilungen und Systeme im gesamten Unternehmen.

100% Genaue Datenerfassung: Automatische Erkennung bei Born-Digital nach PDF

Die Anzahl der verwendeten Born-Digital-Dokumente nimmt rasant zu. Digital erzeugte Dokumente bedürfen anderer Verarbeitungsschritte als Bilddokumente. Viele Lösungen versuchen, eine erneute OCR-Texterkennung bei Born-Digital-Dokumenten durchzuführen. Jedoch verfügen zum Beispiel Microsoft Office Dateien, E-Mails oder elektronisch erzeugte PDFs über bestehende Textebenen. Systeme, die diese Textebenen nicht registrieren, verursachen wesentliche Leistungsverluste und unnötige Erkennungsfehler, die anschließend manuell korrigiert werden müssen.

Mittels automatischer Erkennung (Auto-Detection) von Born-Digital-Dokumenten umgeht der DOCUMENT TRANSFORMATION SERVICES eine OCR-Verarbeitung, um zeitliche Verzögerungen zu vermeiden und eine 100-prozentig genaue PDF-Konvertierung von digitalen Dokumenten zu gewährleisten. Diese Funktion erfordert kein spezielles Coding, keine Verflechtung von professionellen Dienstleitungen oder internen Ressourcen für die Implementierung. Mithilfe der automatischen Erkennung von Born-Digital-Dateien entfällt mit dem DOCUMENT TRANSFORMATION SERVICES die Notwendigkeit, separate Prozesse aufzusetzen oder für gesonderte Konvertierungslösungen für die Verarbeitung von Bilddokumenten und digital erzeugten Dokumenten zu zahlen. Das steigert die Prozesseffizienz und minimiert die Kosten bei der Dokumentenkonvertierung.

Einfache Integration der Konvertierung von Dokumenten in Ihre Unternehmenssysteme

Große Unternehmen können die Bezahlung und Verwaltung mehrerer, unzusammenhängender Dokumentenverarbeitungslösungen vermeiden, indem sie auf eine zentrale Plattform mit offenen Schnittstellen wechseln. So lässt sich die Dokumentenkonvertierung problemlos in Ihre vorhandenen Systeme integrieren. Der DOCUMENT TRANSFORMATION SERVICES ist speziell für die Integration eines hohen Dokumentendurchsatzes in Ihre CRM-, ERP- oder ECM-Umgebungen konzipiert. Indem die erweiterbare Lösung SOAP, REST und offene Schnittstellen unterstützt, lässt sich der DOCUMENT TRANSFORMATION SERVICES wie ein Puzzleteil als zentrale Konvertierungsplattform für die digitale Umwandlung all Ihrer Dokumentenprozesse über Abteilungen, Standorte und Systeme hinweg flexibel einsetzen.

Der DOCUMENT TRANSFORMATION SERVICES wurde für serviceorientierte IT-Architekturen der nächsten Generation entwickelt und bietet eine auf Microservices basierende Dokumentenkonvertierung und -erstellung für Enterprise Content Services Platforms (CSPs). Gartner definiert Content Services Platforms als: „Eine Reihe von Services und Microservices, die eine integrierte Produktsuite und Anwendungen verkörpern, die gemeinsame APIs und Repositories verwenden, um verschiedene Contenttypen zu nutzen und verschiedene Bereiche und zahlreiche Anwendungsfälle in einem Unternehmen zu bedienen.“ ¹

Mit offenen Schnittstellen, einer flexiblen Bereitstellung und exakten Skalierbarkeit ergänzt der DOCUMENT TRANSFORMATION SERVICES vorhandene CSP-Frameworks eines Unternehmens elegant um eine umfassende Palette an Konvertierungsdiensten für die Umwandlung von Dokumenten nach PDF.

Mehr als Ordnerarchitektur: Schnellere Konvertierung von überall

Viele Lösungen für die Dokumentenkonvertierung betrachten lediglich lokale Eingabeordner, um mit der automatisierten Verarbeitung zu beginnen. Organisationen können deren Dokumentenprozesse beschleunigen, indem sie die automatische Konvertierung auch über mehrere Kanäle außerhalb der Ordnerhierarchie anstoßen. Anstatt Ihre Prozesse an Ihre Dokumentenkonvertierungslösung anzupassen, sollte sich Ihre Konvertierungsplattform an Ihre Prozesse anpassen.

Der DOCUMENT TRANSFORMATION SERVICES richtet sich an moderne Unternehmen. Er lässt sich benutzerdefiniert einrichten, so dass die Verarbeitung auf verschiedene Arten eingeleitet werden kann. Der DOCUMENT TRANSFORMATION SERVICES bietet Befehlszeilenzugriff, offene Schnittstellen und Watch-Folder-Modus. Weitere individuell anpassbare Optionen ermöglichen mehr Flexibilität. Die Software kann beispielsweise aufgerufen werden, wenn E-Mails mit Anhängen von einer definierten E-Mail-Adresse empfangen werden. Bei Erhalt werden diese Dokumente automatisch, gemäß der vom Administrator festgelegten Kriterien konvertiert.

Mit einer responsiven Web-Service-Schnittstelle können sowohl mobile als auch Desktop-Benutzer über einen sicheren Webbrowser schnell mit der Plattform interagieren, ohne einen spezifischen Client-seitigen Rechner zu verwenden. Der DOCUMENT TRANSFORMATION SERVICES passt sich den Anforderungen Ihres Konvertierungsworkflows an, nicht umgekehrt.

Foxit PDF Expertise und Agile Entwicklung

Bei Foxit können Sie sich auf ein internes Expertenteam für PDF-Technologie verlassen. Daher muss sich Ihre IT-Abteilung nicht um eine oftmals ineffektive Kommunikation mit Drittanbietern und Zwischenhändlern kümmern. Unser Hauptaugenmerk liegt auf Ihrem digitalen Transformationserfolg. Dank agiler Produktentwicklungszyklen erhalten Kunden von Foxit zahlreiche Updates pro Jahr, um sicherzustellen, dass ihre Dokumentkonvertierungsfunktionen immer auf dem neuesten Innovationsstand sind.

Um den neuen Compliance-Anforderungen entsprechen zu können, die sich mit der Einführung des eJustice Gesetzes in Deutschland ergaben, entschied sich das Bayerische Staatsministerium der Justiz für den DOCUMENT TRANSFORMATION SERVICES. Mit der Möglichkeit, schnell neue Produktfunktionen im eigenen Haus zu entwickeln, hat Foxit die Bedürfnisse der bayerischen Justiz mittels Minor-Release-Versionen integriert. Das half der großen Justizbehörde, ihre eFiling- und Conversion-Anforderungen innerhalb deren umfassenden Netzwerk von Gerichtssystemen zu unterstützen. Lesen Sie mehr über ihren Erfolg in unserer Case Study im nächsten Abschnitt.