PDF Optimization Suite für OpenText Captiva

Generieren Sie neue Einnahmen mit dreimal schnelleren Dokumentenprozessen

Mit der Foxit PDF Optimization Suite können OpenText Captiva-Kunden ihre digitale Transformation mit einer schnelleren Verarbeitung elektronischer Dokumente wie Microsoft Office Dateien und E-Mails weiterentwickeln. Die Suite verarbeitet digital erzeugte Inhalte dreimal schneller als nur mit Captiva. Durch das schnelle Einspeisen von Dokumenten in den Erfassungsprozess kann Ihr Unternehmen erstklassige Kundenerlebnisse mit kürzeren Reaktionszeiten bieten. Genehmigen Sie zum Beispiel einen neuen Kredit vor Ihren Wettbewerbern, steigert das erheblich Ihre Chancen, den Deal zu gewinnen.

Indem Ihr Unternehmen Dokumente viel schneller verarbeiten kann, können Sie auf neue Opportunitäten viel flexibler reagieren und Ihr Unternehmen besser am Markt positionieren. Mithilfe der schnellen Born-Digital-Verarbeitung ermöglicht Ihnen die PDF Optimization Suite für OpenText Captiva beweglicher für neue Anforderungen zu sein und mehr Umsatz zu generieren.

Reduzieren Sie die Bearbeitungskosten für ausgefallene Datenformate

Die Behandlung von Ausnahmefällen erfordert kostenintensive, manuelle Verarbeitungsschritte und verlangsamt nachgelagerte Prozesse. Da das Volumen und die Vielfalt von Born-Digital-Dateien, die in Ihre Dokumentenprozesse eingespeist werden, in den meisten Unternehmen kontinuierlich ansteigt, nehmen somit ebenfalls manuelle Bearbeitungszeiten von außergewöhnlichen Datenformaten erheblich zu.

Durch die Verwendung der Foxit PDF Optimization Suite kann Ihr Unternehmen die operationelle Effizienz verbessern, indem Captiva-Prozesse weiter automatisiert werden. Die PDF Optimization Suite lässt sich mit OpenText Captiva integrieren, um eine breitere Palette an Eingabedateitypen zu unterstützen, darunter XFA-PDF-Formulare und hybride PDF-Dokumente. Durch die Möglichkeit, einen größeren Teil der eingehenden Dokumente automatisch zu verarbeiten, verringert die Suite die Anzahl der Dateien, die aus dem Erfassungsprozess fallen und einer manuellen Überprüfung bedürfen. So können sich Mitarbeiter Aufgaben mit größerem Mehrwert widmen. Zusätzlich wird dadurch ein gewinnbringendes und automatisiertes Rahmenwerk geschaffen, um Dokumente aufzunehmen.

100% Genaue Erfassung von Born-Digital-Dokumenten mittels Textebenen

Born-Digital-Dateien wie E-Mails, Microsoft Office Dokumente, HTML-, ZIP- und TEXT-Formate enthalten bereits vorhandene Textebenen, bevor sie in Captiva eingespeist werden. Ohne die OpenText Captiva Suite glättet Captiva bestehenden Text und versucht anschließend, diese Informationen mit OCR wiederzuerkennen. Dieser unnötige Verarbeitungsschritt verlangsamt Geschäftsprozesse und verschlechtert die Systemleistung. Darüber hinaus führt dieser Schritt zu potenziellen Erkennungsfehlern, die die Datenqualität beeinträchtigen und Probleme bei der Einhaltung von Archivierungsanforderungen und der Informationssuche verursachen.

Indem vorhandener Text in elektronischen Dokumenten intelligent erkannt wird, vermeidet die PDF Optimization Suite für OpenText Captiva unnötige Erkennungsfehler und garantiert so eine 100% genaue Erfassung von Born-Digital-Dokumenten. Für Kunden von Captiva, die mit einem immer stärker zunehmenden Volumen an E-Mails, Word-Dateien und elektronisch erzeugten PDFs arbeiten, stellt Foxits integrierte Suite sicher, dass mehr hochwertige Daten in Systeme und Prozesse eingespeist werden, die auf automatisierter Dokumentenerfassung basieren.

Reduzierte Kosten für Programmierung und professionelle Dienste dank automatischer Formaterkennung

Die PDF Optimization Suite von Foxit hilft Captiva-Benutzern, zusätzlich zu ihren Scanvorgängen eine effiziente digitale Aufnahme zu ermöglichen und kostspielige Behelfslösungen zu minimieren. Als Sofortlösung erkennt die Foxit Suite automatisch digital erzeugte Dateien und passt sich ihnen an, um Informationsverluste durch unnötige Verarbeitungsschritte zu vermeiden (z. B. OCR bei bereits vorhandenen Textebenen). Spezielle Programmierungen oder der Einsatz von professionellen Dienstleistern ist für den Einsatz dieser Funktion nicht notwendig, sondern sie ist bei der Integration der PDF Optimization Suite in Ihre Captiva-Umgebung enthalten.

Die Systemleistung verbessert sich erheblich durch die automatische Erkennung von Born-Digital-Dokumenten. Mit der Suite können elektronische Dateien in Captiva-Workflows dreimal schneller verarbeitet werden als mit Captiva allein. Unnötige Verarbeitungsschritte, die nur bei gescannten Bilddokumenten sinnvoll sind, werden hierzu automatisch umgangen. Die Entscheidung für die Integration dieser Zusatzfunktion in Captiva ist weitaus weniger komplex als der Einsatz einer zusätzlichen völlig separaten und kostenintensiven Lösung für den Umgang mit digitalen Dateien.

Doppelt so schnelle Downloadzeiten mit der führenden Kompressionstechnologie

Der Einsatz komprimierter Dokumente vereinfacht Dokumentenprozesse, verbessert das Benutzererlebnis und optimiert Arbeitsabläufe. Mit der PDF Optimization Suite von Foxit lassen sich Schwarz/Weiß-Bilddateien um bis zu 10:1 komprimieren. Die führende MRC-Kompressionstechnologie ermöglicht es, Bilddokumente um bis zu 100:1 zu verkleinern.

Stark komprimierte Dokumente lassen sich effizienter per E-Mail versenden, herunterladen, abrufen und speichern. Beispielsweise werden in der Energiewirtschaft und Maschinenbaubranche Bauzeichnungen und CAD-Dokumente eingesetzt. Durch deren Komprimierung lassen sich Downloadzeiten drastisch reduzieren und den Außendienstingenieuren bleibt mehr Zeit für die Arbeit auf der Baustelle.

50% niedrigere Speicherkosten für gemischte Content Repositorys

Bei sehr hohen Volumina werden die Kosten für die Dokumentenspeicherung auch für große Unternehmen, die OpenText Captiva verwenden, zu einem Problem. Mit der führenden Kompressionstechnologie in der PDF Optimization Suite können Unternehmen ihre Speicherkosten und die Serverauslastung um bis zu 50% reduzieren. Falls ihr Repository einen höheren Anteil an Bilddokumenten von Scannern, Faxen und Multifunktionsdruckern enthält, können die Einsparungen sogar noch größer sein.

Direkte Integration in den OpenText Captiva GUI

Bereits seit 2004 integrieren wir unsere Lösungen in OpenText Captiva (ehemals EMC Captiva). Mittels der direkten Integration mit der Captiva-Schnittstelle fördert die PDF Optimization Suite die Benutzerakzeptanz und somit einen schnelleren Return on Investment (ROI). Die Integration ermöglicht außerdem eine einfache Softwarebereitstellung, sodass die Implementierung innerhalb des Unternehmens für die IT-Teams keine Belastung darstellt.

Die Lizenzierungsoptionen spiegeln die von OpenText wider, sodass sie gut mit dem von Captiva-Lizenzmodell zusammenpassen. Wir unterstützen eine Seitenvolumen-Lizenz, die optimal dafür geeignet ist, Dokumente aus sich wiederholenden Geschäftsprozessen zu optimieren und Bestandsakten für die Langzeitarchivierung stapelweise zu konvertieren.

Bessere Digitalisierung für Papier- und gescannte Dokumente

Die PDF Optimization Suite ist eine hervorragende Ergänzung zu Captiva für die Verarbeitung von Papier in digitale Formate und die optimierte Umwandlung von gescannten Bilddokumenten aus Dateiformaten wie TIFF, JPG und PNG zu PDF. Die Software-Suite ermöglicht den Benutzern ihr Repository mithilfe von stark komprimierten, durchsuchbaren und barrierefreien PDF- und PDF-/A-Dokumenten zu standardisieren.

Das Umwandeln von Dokumenten in ein standardisiertes Format entlastet das IT-Budget, minimiert Risiken und ermöglicht eine sichere, digitale Langzeitaufbewahrung. Durch die Vereinheitlichung ihrer Inhalte auf das PDF-Format reduzieren IT-Abteilungen die damit verbundenen Kosten für Maintenance Renewals (Wartungsverlängerung), internen Support sowie Benutzer-Schulungen, indem nicht mehr verschiedene Reader zum Auslesen unterschiedlicher Dateiformate eingesetzt werden müssen.

Das Konvertieren von Dokumenten in ein barrierefreies, durchsuchbares Format kann Unternehmen zudem vor Compliance-Problemen schützen. In der Life-Science-Industrie beispielsweise verlangt die FDA die Einreichung von BLAs und neuen Arzneimittelanwendungen in einem durchsuchbaren, digitalen Format gemäß den eCTD-Anforderungen. In allen Branchen können Unternehmen sicherstellen, dass sie wichtige Dokumente in einem wiedergabegetreuen, zuverlässigen Langzeitformat aufbewahren und damit die Aufbewahrungspflicht von Datensätzen mithilfe ISO-kompatibler PDF/A-Konvertierung einhalten.