Helfen Sie Ihrem Unternehmen, die Compliance-Bestimmungen einzuhalten
Verbessern Sie Ihr Compliance-Programm, indem Sie Dokumente richtig archivieren
Wenn Sie in einer stark regulierten Branche, wie der Rechts- oder Finanzbranche oder aber in einer behördlichen Einrichtung tätig sind, wissen Sie, dass die elektronische Archivierung von Inhalten unumgänglich ist. Standardisierte Dokumente sind einfacher zu verwalten und lassen sich für künftige Such- und Abrufvorgänge indizieren. Doch welche Lösung ist die beste für Ihr Unternehmen, um die große Datenmenge, mit der Sie täglich zu tun haben, zu bewältigen?
Die technische Herausforderung:
ständig wachsende Inhalte in verschiedenen Formaten
Wir erstellen Daten in einem Tempo und einer Komplexität, die schwer zu verstehen sind und für Unternehmen eine Herausforderung darstellen:
- Dokumente werden nicht geöffnet, wenn ihr Format nicht mehr unterstützt wird
- Aktiver Inhalt führt zu Inhaltsänderungen in archivierten Dokumenten
- Ausführbare Skripte in Dokumenten können Viren oder Malware enthalten
- Unstrukturierte Daten, wie Tweets oder Social Media-Beiträge erhöhen die Komplexität der Erfassung und Analyse
Daher ist es von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass Sie eine Lösung für die Standardisierung und Archivierung Ihrer Dokumente haben.
Das Risiko bei Missachtung der Richtlinien ist enorm
Aufgrund der Vielzahl von Richtlinien für die Einhaltung von Vorschriften kann es für Ihr Unternehmen allzu leicht sein, gegen eine Reihe von Gesetzen zu verstoßen, darunter Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Einstellungen, Arbeitsgesetze, Sicherheitsverfahren, Steuerberichte und vieles mehr.
Der Konformitätsnachweis befindet sich in Ihren Unternehmensdokumenten. Sie sind das erste, was eine Justizbehörde sehen möchte. Wenn Sie nicht einfach auf die erforderlichen Dokumente zugreifen und diese bereitstellen können, kann dies zu folgenden Ergebnissen führen:
- Kennzeichnung wegen Missachtung der Richtlinien
- Zahlung hoher Geldstrafen
- Rufschädigung Ihres Unternehmens
3 Schritte zur Erstellung einer smarten und konformen Archivierungsstrategie
Machen Sie den Text in Ihren archivierten Dokumenten durchsuchbar. Gescannte Dokumente sind nur Bilder ohne durchsuchbaren Text, sodass sie nicht indiziert werden können. Verwenden Sie eine zuverlässige OCR-Software, um sicherzustellen, dass alle Ihre archivierten Dokumente durchsuchbaren Text enthalten, der bei Abfragen gefunden werden kann.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumente auch nach Jahren noch geöffnet werden können, indem Sie Dateien als PDF/A archivieren. PDF/A ist ein ISO-konformer Standard, den alle PDF-Reader und -Editoren jetzt und in Zukunft öffnen können.
Verhindern Sie, dass Viren in Ihr Archiv gelangen. PDF/A eliminiert aktive Hyperlinks, bei denen es sich um Viren handeln kann und schützt so Ihre Dokumente und Systeme.
Ausgewählte Regelwerke zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften:
Der DCGK ist ein Regelwerk, das Empfehlungen und Anregungen für börsenorientierte Unternehmen zur guten Unternehmensführung enthält. Der Kodex soll die Transparenz und Professionalität von Unternehmen steigern und für eine Vereinheitlichung und Standardisierung der Geschäftsprozesse sorgen. Erfahren Sie, wie Foxit Software dabei helfen kann, Ihren Dokumentenprozess zu optimieren und Dokumente zu standardisieren.
Mit dem PDSG werden Rezepte und Patientenakten digitalisiert und über elektronische Endgeräte abrufbar gemacht. Arztpraxen, Krankenkassen und weitere medizinischen Einrichtungen sind daher verpflichtet sich bis zum 01.01.2021 der Telematikinfrastruktur anzuschließen. Ab 2021 können alle gesetzlich Versicherten die elektronische Patientenakte (ePA) erhalten. Patienten können selbst die Entscheidung treffen, wer auf welche Informationen aus der ePA zugreifen darf. Hier erfahren Sie, wie Foxit Software Krankenkassen dabei helfen kann Dokumente zu digitalisieren und zu konvertieren.
Die DSGVO enthält Vorschriften zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung von personenbezogene Daten. Die Verordnung gilt für alle Unternehmen und Einrichtungen, die personenbezogenen Daten verarbeiten und speichern. Erfahren Sie, wie Sie Daten mit Hilfe von Foxit Software DSGVO-konform verarbeiten und speichern können.
Mit Hilfe des E-Government-Gesetzes soll die elektronische Kommunikation zwischen Bürgern und Verwaltungsbehörden erleichtert werden. Das Gesetz verpflichtet Verwaltungen u.a. dazu, elektronische Zugänge zu eröffnen, elektronische Bezahlung zu ermöglichen und das Führen von elektronischen, barrierefreien Akten einzurichten. Papierlose Verwaltungsprozesse und mehr Transparenz sind zwei der Ziele, die das E-Government-Gesetz anstrebt. Erfahren Sie, wie Foxit Software Sie auf dem Weg zu einer papierlosen Verwaltung unterstützen kann.
Lösen Sie das FERMI-Paradoxon
Laden Sie die Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Umgang mit
digitalen Dokumenten und Compliance herunter
