4 nicht ganz offensichtliche Vorteile der Kompression von PDF-Dateien für E-Mails

Ein offensichtlicher Vorteil der Kompression von PDF-Dateien für E-Mails ist die kleinere Dateigröße. Allerdings gibt es diverse weitere Vorteile hinsichtlich der Art und Weise, wie sich die Kompression von PDF-Dateien auf Unternehmen auswirkt, die weitestgehend unbemerkt bleiben.

1. Eliminierung unnötigen Zeitaufwands für Anrufe durch schnelleren E-Mail-Versand

Wir leben in einer Welt, in der wir es gewohnt sind, alle benötigten Informationen stets zur Hand zu haben; daher ist die Vorstellung, zum Telefonhörer zu greifen und jemanden anrufen zu müssen, um etwas in Erfahrung zu bringen, relativ unangenehm. Aber häufig läuft es genau darauf hinaus, wenn es schwierig ist, die benötigten Informationen zu erhalten. Allerdings kann diese Situation mit einer einfachen Lösung größtenteils behoben werden – mit Datei-Kompression.

Kleinere Dateien können einfacher per E-Mail versandt werden, was bedeutet, dass Mitarbeiter Kundenanfragen schneller und effektiver bearbeiten können. Kunden möchten nicht für unbestimmte Zeit auf eine Antwort warten, sie benötigen die Informationen sofort. Die schnellere Übertragung von E-Mails spart nicht nur Mitarbeitern Zeit, sondern kann auch für ein viel besseres Kundenerlebnis sorgen.

2. Schnellere Downloads und einfacherer Zugriff auf Anhänge

Mehr Megabytes, mehr Probleme. Hier haben Sie es zuerst gehört – mit größeren Dateigrößen treten häufiger Probleme auf. Je größer eine Datei ist, umso länger dauert der Versand und Download. Obwohl PDFs in der Regel kleiner sind als ihre ursprünglichen Quelldateien (z. B. TIFFs oder gescannte Dokumente), kann es dennoch schwierig sein, sie in einer bequemen Art und Weise zu handhaben, besonders wenn es um Dokumente mit Tausenden von Seiten geht, wie z. B. Anleihen oder Hypotheken.

Es mag nicht wie ein allzu großes Problem erscheinen, ein wenig länger zu warten, bevor man auf eine Datei zugreifen kann, aber was passiert, wenn man 10, 50 oder 100 Dokumente betrachten muss? Plötzlich verschwenden Sie Hunderte von Stunden damit, auf den Download von Dateien zu warten. Die Kompression von Dokumenten (auf bis zu 10 % ihrer Originalgröße) kann eine erhebliche Steigerung der Produktivität bewirken, ganz zu schweigen von Bandbreiten-Einsparungen und der Verringerung von Frust, sowohl für den Absender als auch für den Empfänger.

3. Effiziente Zusammenarbeit

Die Übertragung komprimierter Dateien erfolgt viel schneller, wodurch Mitarbeiter schneller auf sie zugreifen, sie überprüfen und zurücksenden können. Im Gegensatz dazu dauert es länger, große Dateien hochzuladen; sie erzeugen oft Engpässe, während sie durch das Netzwerk gesendet werden, und auch beim Öffnen der Dateien ist der Empfänger oft mit Verzögerungen konfrontiert. Das kann sich wirklich wie der Unterschied zwischen dem Versand eines Briefes und einer E-Mail anfühlen.

Immer mehr Geschäfte werden heutzutage unterwegs getätigt, wofür komprimierte Dateien ebenfalls ideal sind. Es ist viel einfacher und schneller, mit einem mobilen Gerät auf kleinere Dateien zuzugreifen, sie herunterzuladen und sie zu betrachten. Etwas, was so einfach zu implementieren ist, wie die Kompression von Dateien, sollte nicht der Grund für Verzögerungen sein, wenn Sie einem Kollegen antworten oder eine Kundenanfrage bearbeiten müssen.

4. Effektivität und Teilbarkeit von Inhalten

Durch die Verwendung von verlustloser Kompression, kann die Größe der Datei verkleinert werden, ohne die Qualität oder die Inhalte zu beeinträchtigen. Auf diese Weise wird die Datei für das einfache Teilen von Informationen optimiert. Besonders mit dem aktuell zunehmenden Übergang auf Heimarbeit, ist es ausschlaggebender als je zuvor, dass Mitarbeiter in der Lage sind, Dokumente mit minimaler Verzögerung auszutauschen und auf diese außerhalb des Büros zuzugreifen.

Da komprimierte Dateien viel weniger Speicherplatz benötigen als die Originale, sind sie außerdem viel einfacher für spätere Nutzung zu archivieren. Ein optimiertes Dokument-Archiv kann zukünftigem Kopfzerbrechen vorbeugen und macht es einfacher, auf Dateien zuzugreifen, wann sie benötigt werden – ganz ohne Ungewissheiten.